O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve como as atividades de uma operação devem ser realizadas, envolvendo a descrição detalhada de cada processo, sendo utilizado como um guia para realizar a tarefa.
O POP pode ser aplicado, por exemplo, em um escritório cujos colaboradores trabalhem em diferentes turnos, sem que eles se encontrem, porém precisam executar a mesma tarefa de forma padronizada.
Quando se trata de gerenciar escritórios de contabilidade, a manutenção da sua produtividade é fundamental, assim podemos dizer que os benefícios do POP são a padronização dos procedimentos, diminuição e prevenção de falhas, aumento da produtividade e uso no treinamento de novos profissionais.
Elaborar um POP e implementá-lo é uma tarefa que exige o envolvimento direto da equipe responsável, além disso, essa implementação só acontecerá de maneira satisfatória se tiver o apoio dos profissionais no desenvolvimento desse procedimento.
Uma vez que os POPs são definidos, é importante monitorá-los de perto para garantir que a equipe esteja seguindo as diretrizes estabelecidas. Isso pode incluir a realização de auditorias internas para garantir que todos os colaboradores estejam cumprindo suas responsabilidades e o cumprimento dos prazos estabelecidos.
A seguir, serão apresentadas algumas orientações sobre a elaboração de um modelo de Procedimento Operacional Padrão (POP) a ser utilizado em sua empresa. Continue nos acompanhando para garantir maior êxito nessa jornada.
Como implementar o POP na sua empresa:
1. Reunir os profissionais pela realização do procedimento:
São eles que sabem como cada atividade é realizada e conhecem as particularidades da tarefa.
2. Dê um nome para o POP:
Deve ser de fácil compreensão e que remeta o contexto da atividade.
3. Definir o objetivo do POP:
O POP deve ter um objetivo bem claro.
4. Indicação de documentos de referência:
Servirá de apoio para a implementação dos procedimentos. Dentre os possíveis documentos de referência estão manuais de instruções, listas de códigos e até mesmo POPs mais antigos.
5. Descrição das siglas:
Para evitar dificuldades de compreensão, mesmo que as siglas sejam comuns dentro da empresa, é necessário estar descritas no documento.
6. Passo a passo e o responsável pela atividade:
No POP devem conter a descrição de maneira detalhada dos passos a serem realizados para que a atividade seja concluída e quem são os responsáveis por executar a tarefa.
7. Criar uma rotina de checagem:
Essa checagem pode ser feita através de um questionário ou checklist, e é necessário para acompanhar a sua aplicação na prática e verificar se a realização do procedimento está ocorrendo de forma adequada.
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