Mudanças na gestão de uma empresa são inevitáveis, ou até necessárias para trazer novas perspectivas e impulsionar o crescimento organizacional. Mas, não podemos deixar de lado os desafios enfrentados nessa situação. Observamos que, muitas vezes, os processos operacionais e o fluxo de trabalho ficam comprometidos com essa mudança, ocasionando em ineficiências, aumentando os riscos de erro e comprometendo a qualidade e consistência das operações.
Enxergando essa realidade e sabendo que as mudanças acontecerão, buscar meios para extinguir essa dificuldade se faz necessário. Nesse sentido, apresento dois importantes documentos, que são vitais para que haja continuidade nos processos da empresa em meio a trocas de gestões, BPM - Mapeamento de Processos - e POP - Procedimento Operacional Padrão.
IMPACTOS OPERACIONAIS DAS MUDANÇAS DE GESTÃO
A chegada de um novo gestor pode significar melhoria e inovação, mas também, interrupção e retrabalho. Muitas das vezes, ele não terá o conhecimento e experiência sobre como executar, gerir e controlar os processos da área, o que leva à perda de conhecimento e de tempo, inconsistência e interrupção do fluxo já estabelecido.
Sem processos padronizados, o risco de erros e falhas aumenta significativamente, atrasando os resultados da empresa, já que será necessário ensinar tudo novamente, perdendo muito tempo e trabalho da equipe, com erros que, provavelmente, já podem ter acontecido antes e que poderiam ser evitados.
BENEFÍCIOS DO BPM E POP
Por essas razões, o POP e o BPM se encaixam perfeitamente como solução para essa dor. Ambos são documentos que agem para que os processos sejam executados uniformemente, independente das mudanças que possam ocorrer.
O POP fornece uma descrição detalhada de uma tarefa e o BPM atua mostrando o fluxo dos processos como um todo, no qual fica possível entender cada atividade e como executá-las, preservando o conhecimento organizacional e mantendo uma continuidade, facilitando a transição para os gestores seguintes. Unidos, eles fornecerão otimização de tempo, redução de desperdícios e erros, melhor monitoramento, eficiência e adaptabilidade para a sua empresa.
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